Seminar Heads – Workflow-Automatisierung und Prozessoptimierung

Seminarprofil

Das Seminar zeigt, wie wiederkehrende Arbeit aus Daten, Regeln, AI-Experten, Aktionen, Freigaben und Ausnahmen als steuerbarer Workflow aufgebaut wird. Der Schwerpunkt liegt auf messbarer Prozessverbesserung statt isolierter Automatisierungsschritte.

Zielgruppe

Prozessmanagement, Fachverantwortliche, Operations, Product Owner, Automation-Teams, Business Analysis und technische Umsetzung.

Voraussetzungen

Kenntnisse mindestens eines zu automatisierenden Geschäftsprozesses und seiner fachlichen Regeln.

Lernziele

• Automatisierungspotenziale nach Nutzen, Risiko und Reife priorisieren.
• Prozesse in Zustände, Entscheidungen, Aufgaben und Ausnahmen zerlegen.
• Regeln, AI-Experten und menschliche Freigaben sinnvoll kombinieren.
• Fehlerpfade, Wiederanlauf und Eskalationen robust gestalten.
• Durchlaufzeit, Qualität und Automatisierungsgrad kontinuierlich verbessern.

Inhaltsverzeichnis

1. Prozessaufnahme und Automatisierungspotenzial
2. Workflow-Modell und Zustände
3. Regeln und deterministische Automatisierung
4. AI-Experten im Workflow
5. Freigaben, Eskalationen und Ausnahmen
6. Fehlerbehandlung und Wiederanlauf
7. Messung und Optimierung

1. Prozessaufnahme und Automatisierungspotenzial

Volumen, Wartezeit, Fehler, Medienbruch, Entscheidungskomplexität, Risiko und Nutzen werden bewertet.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „Prozessaufnahme und Automatisierungspotenzial“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „Prozessaufnahme und Automatisierungspotenzial“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „Prozessaufnahme und Automatisierungspotenzial“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

2. Workflow-Modell und Zustände

Start, Aufgaben, Entscheidungen, Übergänge, Fristen, Rollen, Ergebnis und Abbruch werden eindeutig modelliert.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „Workflow-Modell und Zustände“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „Workflow-Modell und Zustände“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „Workflow-Modell und Zustände“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

3. Regeln und deterministische Automatisierung

Validierungen, Berechnungen, Zuordnungen, Schwellenwerte und wiederholbare Aktionen werden zuerst stabilisiert.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „Regeln und deterministische Automatisierung“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „Regeln und deterministische Automatisierung“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „Regeln und deterministische Automatisierung“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

4. AI-Experten im Workflow

Analyse, Klassifikation, Vorschlag, Text, Prognose und Werkzeugnutzung werden mit klaren Grenzen eingebunden.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „AI-Experten im Workflow“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „AI-Experten im Workflow“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „AI-Experten im Workflow“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

5. Freigaben, Eskalationen und Ausnahmen

Risikobasierte Prüfung, Vier-Augen-Prinzip, Zeitüberschreitung, Stellvertretung und manueller Rückfall werden eingerichtet.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „Freigaben, Eskalationen und Ausnahmen“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „Freigaben, Eskalationen und Ausnahmen“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „Freigaben, Eskalationen und Ausnahmen“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

6. Fehlerbehandlung und Wiederanlauf

Technische Fehler, fachliche Konflikte, Duplikate, Teilfortschritt, Kompensation und kontrollierte Wiederholung werden behandelt.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „Fehlerbehandlung und Wiederanlauf“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „Fehlerbehandlung und Wiederanlauf“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „Fehlerbehandlung und Wiederanlauf“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

7. Messung und Optimierung

Durchlaufzeit, Wartezeit, Nacharbeit, Automatisierungsquote, Qualität, Kosten und Engpässe werden in Verbesserungszyklen genutzt.

1. Schritt 1: Ausgangslage, fachliches Ziel und Abgrenzung für „Messung und Optimierung“ festlegen.
2. Schritt 2: Relevante Datenobjekte, Rollen, Zustände und Abhängigkeiten zu „Messung und Optimierung“ vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Konfiguration oder Arbeitsablauf anhand eines realistischen Beispiels schrittweise aufbauen.
4. Schritt 4: Normalfall, berechtigte Variante und mindestens einen Fehler- oder Ausnahmefall praktisch durchführen.
5. Schritt 5: Ergebnis mit fachlichen Prüfkriterien, Protokollen und nachvollziehbaren Kontrollpunkten verifizieren.
6. Schritt 6: Vorgehen dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuordnen und für wiederholbare Nutzung standardisieren.

Kontrollpunkt: Der Themenbereich „Messung und Optimierung“ gilt erst als abgeschlossen, wenn Normalfall, Ausnahmefall, Berechtigungen und dokumentierte Prüfkriterien nachvollziehbar bestätigt sind.

Praxisübungen

Entwurf, Test und Auswertung eines Workflows mit Regeln, AI-Analyse, Freigabe, Ausnahme, Wiederanlauf und messbaren Prozesskennzahlen.

Arbeitsweise

Fachliche Erläuterungen werden unmittelbar mit Demonstrationen und Übungen am System verbunden. Jeder Übungsblock folgt der Reihenfolge Ausgangslage prüfen, Daten und Rollen vorbereiten, Vorgang durchführen, Ausnahme behandeln, Ergebnis kontrollieren und Vorgehen dokumentieren.