Seminar ADONIS Standard Operating Procedures und Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen sollen operative Sicherheit schaffen, ohne Prozessmodelle zu überfrachten. Das Seminar zeigt eine klare Aufgabenteilung zwischen Ablauf, Detailanweisung, Dokument und Nachweis.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Seminarinhalte
• SOP-Struktur und Geltungsbereich festlegen
• Prozess, Aufgabe und Dokument verknüpfen
• Arbeitsanweisungen verständlich formulieren
• Freigabe und Veröffentlichung steuern
• Pflege und Änderung beherrschen
• Praxisübungen
• Voraussetzungen

Zielsetzung

Nach Abschluss können SOPs konsistent strukturiert, mit Prozessen und Aufgaben verknüpft, kontrolliert freigegeben und dauerhaft gepflegt werden.

Zielgruppe

Qualitätsmanagement, Prozessmanagement, Fachbereiche, Dokumentenlenkung, Compliance und operative Verantwortliche.

Seminarinhalte

Die Inhalte werden in einer festen Arbeitsfolge aus Einordnung, Konfiguration oder Modellierung, Prüfung und dokumentierter Anwendung bearbeitet.

Kapitel 1: SOP-Struktur und Geltungsbereich festlegen

1. Schritt 1: Zweck, Auslöser, Geltungsbereich, Rollen, Voraussetzungen, Arbeitsschritte, Nachweise und Ausnahmen definieren.
2. Schritt 2: Geeignete Granularität zwischen Prozessmodell, Verfahrensanweisung und detaillierter Arbeitsanweisung bestimmen.
3. Schritt 3: Benennung, Nummerierung, Verantwortlichkeit und Gültigkeit in einer einheitlichen Vorlage festhalten.

Kapitel 2: Prozess, Aufgabe und Dokument verknüpfen

1. Schritt 1: SOP dem freigegebenen Prozess und den betroffenen Aufgaben eindeutig zuordnen.
2. Schritt 2: Dokumentobjekte, Anwendungen, Formulare, Rollen und Nachweise als wiederverwendbare Informationen anbinden.
3. Schritt 3: Doppelte oder widersprüchliche Beschreibungen zwischen Modell und Dokument bereinigen.

Kapitel 3: Arbeitsanweisungen verständlich formulieren

1. Schritt 1: Schritte in eindeutiger Reihenfolge mit Eingang, Handlung, Entscheidung, Ergebnis und Nachweis beschreiben.
2. Schritt 2: Sicherheits-, Qualitäts- und Kontrollhinweise an der fachlich richtigen Stelle einordnen.
3. Schritt 3: Anweisung mit einer fachfremden Testperson auf Verständlichkeit, Vollständigkeit und Ausführbarkeit prüfen.

Kapitel 4: Freigabe und Veröffentlichung steuern

1. Schritt 1: Fachprüfung, formale Prüfung, Freigabe, Gültigkeitsbeginn und Verteilung als geregelten Ablauf definieren.
2. Schritt 2: Nur freigegebene Versionen im vorgesehenen Portal oder Publikationskanal bereitstellen.
3. Schritt 3: Leserechte, Auffindbarkeit, Sprachvariante und verknüpfte Nachweise nach Veröffentlichung kontrollieren.

Kapitel 5: Pflege und Änderung beherrschen

1. Schritt 1: Wiedervorlage, Änderungsanlass, Verantwortlichkeit und Ablaufdatum für jede Anweisung festlegen.
2. Schritt 2: Änderung am Prozess auf betroffene SOPs und Änderung an der SOP auf Prozesskonsistenz prüfen.
3. Schritt 3: Alte Versionen archivieren, Änderung transparent dokumentieren und Wirksamkeit der neuen Fassung beobachten.

Praxisübungen

• Erstellung einer SOP-Struktur für einen exemplarischen Prozess.
• Verknüpfung mit Aufgaben, Rollen, Dokumenten und Nachweisen.
• Durchführung eines Verständlichkeits- und Freigabetests.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der ADONIS-Modellierung und des eigenen Dokumentenlenkungsprozesses.