Seminar Teedy – Dokumentenimport: E-Mail, Posteingang und Massenimport

Unkontrollierte Eingangskanäle erzeugen Dubletten, unvollständige Metadaten und schwer auffindbare Dokumente. Das Seminar ordnet E-Mail-Import, überwachte Eingangsverzeichnisse und Massenimport in einen einheitlichen, prüfbaren Aufnahmeprozess ein.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Methodik

Seminarprofil

Von der Vorbereitung der Dateien über Benennung, Metadaten und Tags bis zur Fehlernachbearbeitung wird ein reproduzierbarer Importablauf aufgebaut. Besonderes Gewicht erhalten Qualitätskontrolle, Dublettenvermeidung, Quarantäne fehlerhafter Dateien und belastbare Importprotokolle.

Zielgruppe

Dokumentenmanagement, Posteingang, Scanstelle, Anwendungsbetreuung, Fachadministration, Projektteams für Datenübernahme und Key-User.

Voraussetzungen

Sichere Grundbedienung von Teedy sowie ein grundlegendes Verständnis für Dokumentklassen, Metadaten und Tags.

Lernziele

• Eingangskanäle nach Dokumentart, Verantwortlichkeit und Qualitätsanforderung strukturieren.
• E-Mail- und Verzeichnisimporte mit klaren Annahme- und Ablehnungsregeln vorbereiten.
• Massenbestände vor dem Import bereinigen, kennzeichnen und pilotieren.
• Dubletten, Formatfehler und unvollständige Metadaten kontrolliert nachbearbeiten.
• Importprotokolle und Abnahmekriterien für wiederkehrende Vorgänge etablieren.

Seminarinhalte

1. Importauftrag und Eingangskanäle festlegen

E-Mail, überwachte Verzeichnisse und Massenbestände erhalten einen eindeutigen Zweck, Verantwortliche und Qualitätsanforderungen.

1. Schritt 1: Dokumentarten, erwartete Dateiformate und zulässige Eingangskanäle bestimmen.
2. Schritt 2: Verantwortung für Annahme, Prüfung, Korrektur, Freigabe und Fehlerklärung zuordnen.
3. Schritt 3: Pflichtmetadaten, Standardtags, Quellkennungen und Ablageregeln festlegen.
4. Schritt 4: Abweisungs-, Quarantäne- und Abbruchfälle vor dem ersten Import definieren.

2. E-Mail-Import und automatischen Posteingang vorbereiten

Nachrichten, Anhänge und übergebene Dateien werden in einer kontrollierten Aufnahmezone verarbeitet.

1. Schritt 1: Postfach, Absenderregeln und Behandlung von Nachrichtentext sowie Anhängen festlegen.
2. Schritt 2: Eingangs-, Verarbeitungs-, Fehler- und Archivbereich voneinander trennen.
3. Schritt 3: Nur vollständig übertragene Dateien übernehmen und Importintervall passend dimensionieren.
4. Schritt 4: Erfolgreiche und fehlgeschlagene Vorgänge anhand von Protokoll und Zielbestand abgleichen.

3. Massenbestand bereinigen und pilotieren

Große Bestände werden vor der Übernahme inventarisiert, normalisiert und mit einer repräsentativen Stichprobe erprobt.

1. Schritt 1: Dateiliste, Formate, Größen, Zeichensätze, beschädigte Dateien und Dubletten erfassen.
2. Schritt 2: Dateinamen normalisieren und eindeutige Quellkennungen ergänzen.
3. Schritt 3: Metadaten- und Tagzuordnung in einer kontrollierten Importtabelle vorbereiten.
4. Schritt 4: Pilotbestand mit typischen, großen, fehlerhaften und mehrdeutigen Dokumenten auswählen.

4. Dubletten, Fehler und Importabnahme bearbeiten

Fehlerfälle werden getrennt vom regulären Lauf nachbearbeitet und der Import über Menge, Inhalt, Suchbarkeit und Rechte abgenommen.

1. Schritt 1: Dubletten anhand Quellkennung, Dateihash, Name und Metadaten bewerten.
2. Schritt 2: Beschädigte oder nicht unterstützte Dateien in eine Quarantäne überführen.
3. Schritt 3: Soll- und Ist-Anzahl sowie Metadatenvollständigkeit je Dokumentklasse vergleichen.
4. Schritt 4: Stichproben für Inhalt, Vorschau, OCR, Tags, Suche und Berechtigungen dokumentieren.

5. Metadatenmodell aus Such- und Prozessfragen entwickeln

Metadaten werden aus konkreten Geschäftsfragen abgeleitet und auf wenige, verständliche sowie dauerhaft pflegbare Angaben begrenzt.

1. Schritt 1: Dokumentklassen und wiederkehrende Suchfragen der Fachbereiche erfassen.
2. Schritt 2: Für jedes Feld Zweck, Datentyp, Beispielwert, Pflichtstatus und verantwortliche Pflege festlegen.
3. Schritt 3: Wertebereiche, Standardwerte und einheitliche Schreibweisen definieren.
4. Schritt 4: Modell mit realen Dokumenten und typischen Suchaufgaben testen und unnötige Felder entfernen.

6. Volltext, Metadaten und Filter methodisch kombinieren

Recherche wird als reproduzierbarer Ablauf aufgebaut, der breite Suchbegriffe schrittweise präzisiert und Treffer fachlich bewertet.

1. Schritt 1: Mit einem eindeutigen Kernbegriff beginnen und die Treffermenge beurteilen.
2. Schritt 2: Ergebnis durch Zeitraum, Dokumentklasse, Metadaten und Tags kontrolliert eingrenzen.
3. Schritt 3: Vorschau und Trefferumfeld prüfen, bevor ein Dokument geöffnet oder weiterverarbeitet wird.
4. Schritt 4: Wiederkehrende Suchmuster als Beispiele für Fachbereiche und Support dokumentieren.

Praxisübungen

1. Aufbau einer Importmatrix mit Kanälen, Dokumentarten, Pflichtmetadaten und Fehlerwegen.
2. Pilotimport eines gemischten Bestands mit Dubletten, fehlerhaften Dateien und unvollständigen Angaben.
3. Abnahme des Importlaufs anhand von Mengenabgleich, Stichprobe, Suche und Rechteprüfung.

Methodik

Demonstrationen der Eingangskanäle werden mit einem vollständigen Pilotimport verbunden. Jede Übung endet mit Mengenabgleich, Qualitätskontrolle und dokumentierter Fehlerbehandlung.