Seminar Teedy – Administration: Benutzer, Gruppen und Berechtigungen

Eine belastbare Dokumentenverwaltung benötigt ein nachvollziehbares Identitäts- und Berechtigungsmodell. Das Seminar verbindet organisatorische Rollen mit der technischen Umsetzung und legt besonderen Wert auf minimale Rechte, prüfbare Zuständigkeiten und wartbare Gruppenstrukturen.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Methodik

Seminarprofil

Im Mittelpunkt stehen Benutzerkonten, Gruppen, hierarchische Gruppenzuordnungen, Dokumentrechte, Freigaben, Quoten und administrative Kontrollverfahren. Die Konfiguration wird als dauerhaft zu pflegendes Regelwerk mit dokumentierten Verantwortlichkeiten aufgebaut.

Zielgruppe

Systemadministration, Anwendungsbetreuung, Informationsmanagement, Datenschutzkoordination, Fachadministration und Key-User mit administrativen Aufgaben.

Voraussetzungen

Sichere Grundbedienung von Teedy sowie ein grundlegendes Verständnis für Benutzerkonten, Rollen, Gruppen und den Schutzbedarf von Dokumenten.

Lernziele

• Rollen und Verantwortlichkeiten aus Geschäftsprozessen in ein eindeutiges Berechtigungsmodell überführen.
• Benutzer, Gruppen und hierarchische Gruppenstrukturen konsistent anlegen und pflegen.
• Dokumentzugriffe nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung vergeben und kontrollieren.
• Quoten, administrative Zuständigkeiten und regelmäßige Berechtigungsprüfungen etablieren.
• Fehlberechtigungen systematisch erkennen, korrigieren und nachvollziehbar dokumentieren.

Seminarinhalte

1. Rollenmodell und Schutzbedarf vorbereiten

Organisatorische Aufgaben werden in eine nachvollziehbare Matrix aus Dokumentklassen, Rollen und zulässigen Aktionen überführt.

1. Schritt 1: Dokumentarten, Organisationseinheiten und typische Bearbeitungsrollen erfassen.
2. Schritt 2: Schutzbedarf und notwendige Trennung von Aufgaben je Dokumentklasse bestimmen.
3. Schritt 3: Lesen, Bearbeiten, Teilen, Freigeben, Löschen und Administrieren rollenbezogen zuordnen.
4. Schritt 4: Ausnahmen, Vertretungen und zeitlich begrenzte Rechte als geregelte Fälle dokumentieren.

2. Benutzerkonten strukturiert verwalten

Konten erhalten einheitliche Namens-, Status-, Eigentums- und Lebenszyklusregeln.

1. Schritt 1: Konten nach einer verbindlichen Konvention anlegen und Pflichtangaben prüfen.
2. Schritt 2: Aktive, gesperrte, technische und nicht mehr benötigte Konten klar unterscheiden.
3. Schritt 3: Administrative Rechte nur für definierte Aufgaben und Personen vergeben.
4. Schritt 4: Eintritt, Änderung, Vertretung und Austritt als standardisierte Abläufe testen.

3. Gruppen und hierarchische Gruppen aufbauen

Gruppen bündeln fachliche Berechtigungen und reduzieren fehleranfällige Einzelzuweisungen.

1. Schritt 1: Fachliche Gruppen von technischen Administrationsgruppen trennen.
2. Schritt 2: Hierarchien nur dort einsetzen, wo Vererbung fachlich eindeutig und verständlich bleibt.
3. Schritt 3: Mehrfachmitgliedschaften mit repräsentativen Testkonten auf unerwünschte Rechte prüfen.
4. Schritt 4: Gruppenname, Zweck, Eigentümer und Überprüfungsintervall dokumentieren.

4. Dokumentrechte und Freigaben kontrollieren

Zugriffe werden entlang des Dokumentenlebenszyklus und nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung vergeben.

1. Schritt 1: Standardrechte für neue Dokumente anhand definierter Gruppen setzen.
2. Schritt 2: Lese-, Bearbeitungs-, Freigabe- und Verwaltungsrechte getrennt prüfen.
3. Schritt 3: Temporäre Freigaben und geteilte Inhalte in die Berechtigungskontrolle einbeziehen.
4. Schritt 4: Jede relevante Änderung mit Testkonten und einem konkreten Dokumentfall verifizieren.

5. Quoten, Zuständigkeiten und Rezertifizierung organisieren

Speichergrenzen und wiederkehrende Rechteprüfungen werden als reguläre Administrationsaufgabe eingerichtet.

1. Schritt 1: Speicherquoten nach Rolle, Dateigröße und erwarteter Nutzung dimensionieren.
2. Schritt 2: Verantwortung für Konten, Gruppen, Rechte, Quoten und Störungen trennen.
3. Schritt 3: Verwaiste Konten, überholte Gruppen und nicht mehr begründete Rechte identifizieren.
4. Schritt 4: Prüfergebnis, Korrekturentscheidung und Freigabe nachvollziehbar dokumentieren.

6. Auditprotokolle schützen und auswerten

Auditdaten werden als Kontrollquelle für Anmeldung, Administration, Zugriff und Änderung behandelt.

1. Schritt 1: Relevante Ereignisse sowie Mindestkontext aus Zeit, Benutzer, Objekt und Aktion festlegen.
2. Schritt 2: Aufbewahrung, Zugriffsschutz und Integrität der Protokolle organisieren.
3. Schritt 3: Regelmäßige Auswertung und Schwellen für auffällige Ereignisse definieren.
4. Schritt 4: Einen Beispielvorfall vom Protokolleintrag bis zur fachlichen und technischen Klärung verfolgen.

Praxisübungen

1. Aufbau eines Rollen- und Gruppenmodells für Personal, Buchhaltung, Vertrieb und externe Projektbeteiligte.
2. Simulation von Eintritt, Abteilungswechsel, Vertretung und Austritt einschließlich Bereinigungsprüfung.
3. Analyse einer absichtlich fehlerhaften Berechtigungsmatrix und schrittweise Korrektur mit Testkonten.

Methodik

Fachlicher Kurzvortrag, Live-Konfiguration, kontrollierte Rollenwechsel und Rechteprüfungen wechseln einander ab. Jeder Konfigurationsschritt wird unmittelbar durch einen Zugriffstest abgesichert.