Seminar Group-Office Kommunikation & Terminmanagement

Inhaltsverzeichnis

• Abstract
• Lernziele, Zielgruppe, Voraussetzungen
• Inhalte und Agenda
• Praxisübungen Schritt-für-Schritt

Abstract

Dieses Seminar fokussiert die produktive Tagesarbeit: Kommunikation per E-Mail, Terminplanung, Kontaktpflege sowie Aufgaben- und Notizmanagement. Im Mittelpunkt stehen wiederholbare Teamroutinen wie Einladungen, Ressourcenbuchungen, gemeinsame Adressbücher, Stellvertretungslogik und die Verbindung von Kommunikation mit konkreten Arbeitspaketen. Das Seminar ist so konzipiert, dass sofort umsetzbare Standards entstehen, die Effizienz und Nachvollziehbarkeit erhöhen.

Lernziele, Zielgruppe, Voraussetzungen

• Lernziele
  • E-Mail-Konten, Ordnerlogik, Signaturen und Vorlagen sicher einsetzen
  • Kalenderansichten, Einladungen, Ressourcen und Benachrichtigungen steuern
  • Kontakte/Organisationen konsistent pflegen und teilen
  • Aufgabenlisten und Kategorien als Arbeitssteuerung verwenden
• Zielgruppe: Anwender, Assistenz, Teamkoordination, Vertrieb/Service (Basis)
• Voraussetzungen: Seminar Group-Office Grundlagen für Anwender oder gleichwertige Kenntnisse

Inhalte und Agenda 

• Inhalte
  • E-Mail: Konten, Synchronisation, Ordner, Stellvertretung, Vorlagen
  • Kalender: Ansichten, Kategorien, Einladungen, Ressourcen, Erinnerungen
  • Adressbuch: Import/Export-Grundlogik, Dubletten vermeiden, Gruppen
  • Aufgaben & Notizen: Listen, Kategorien, Priorisierung, Nachverfolgung
  • Teamfreigaben: Kalender/Adressbuch/Ordner sinnvoll teilen (Basismuster)
• Agenda
  • E-Mail-Workflows und Ordnungsmodelle
  • Kalender- und Ressourcenplanung als Teamroutine
  • Adressbuch: Datenqualität, Gruppen, Importgrundsätze
  • Aufgaben und Notizen: Arbeitssteuerung statt Sammellisten
  • Übungsblock, Standarddefinitionen, Checkliste

Praxisübungen Schritt-für-Schritt

• E-Mail-Signatur als Standardvorlage
  • E-Mail-Modul öffnen
  • Signatur-/Vorlagenbereich öffnen
  • Standard-Signatur erstellen (Name, Rolle, Kontakt, Disclaimer falls nötig)
  • Variablenlogik festlegen (z. B. Abteilung, Telefonnummer)
  • Als Standard setzen und Testmail im Entwurf prüfen
• Meeting mit Ressourcen und Erinnerungen
  • Kalender öffnen und passende Ansicht wählen (Woche/Planung)
  • Termin erstellen, Kategorie zuweisen, Ort/Online-Info ergänzen
  • Teilnehmende einladen
  • Ressource buchen (Raum/Asset)
  • Erinnerung konfigurieren (Zeitpunkt, Kanal)
  • Einladung versenden und Rückmeldungen auswerten
• Aufgabenliste mit Kategorien und Teamfreigabe
  • Aufgabenmodul öffnen
  • Aufgabenliste erstellen und Typ festlegen
  • Kategorien definieren (z. B. „Heute“, „Diese Woche“, „Warten“)
  • Drei Aufgaben anlegen: Fälligkeitsdatum, Priorität, Verantwortliche
  • Liste mit Gruppe teilen, Berechtigungen setzen
  • Statuspflege im Team festlegen (wann wird erledigt, wann kommentiert)