Seminar EASY DMS – Betrieb, Monitoring und Troubleshooting

Das Seminar behandelt den stabilen Betrieb und die systematische Fehleranalyse von EASY DMS. Webzugriff, Dienste, Jobs, Workflow-Engine, Erfassung, Volltext, Speicher, Datenbank, Archive, Schnittstellen und Benutzerzugriff werden überwacht; typische Störungen werden anhand reproduzierbarer Diagnosepfade bearbeitet.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Servicezustände und technische Abhängigkeiten von EASY DMS vollständig erfassen.
• Monitoring für Webanwendung, Dienste, Jobs, Workflow, Erfassung, Index und Schnittstellen aufbauen.
• Protokolle und Ereignisse systematisch sammeln, korrelieren und bewerten.
• Typische Zugriffs-, Workflow-, Such-, Erfassungs- und Integrationsfehler beheben.
• Runbooks für Tagesbetrieb, Incident, Wartung und Wiederanlauf erstellen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Betriebsmodell und Serviceabhängigkeiten

Schwerpunkt: Webanwendung, Dienste, Repository, Archive, Datenbank, Speicher, Identitäten, Workflow, Importkanäle, Fachanwendungen und Verantwortungsgrenzen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Betriebsmodell und Serviceabhängigkeiten“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Webanwendung, Dienste, Repository, Archive, Datenbank, Speicher, Identitäten, Workflow, Importkanäle, Fachanwendungen und Verantwortungsgrenzen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein operatives DMS-Betriebsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Health Checks und Monitoring-Design

Schwerpunkt: Dienste, URLs, Ports, Zertifikate, Jobs, Warteschlangen, Speicher, Datenbank, Index, Workflowinstanzen, Schnittstellen und Antwortzeiten.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Health Checks und Monitoring-Design“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dienste, URLs, Ports, Zertifikate, Jobs, Warteschlangen, Speicher, Datenbank, Index, Workflowinstanzen, Schnittstellen und Antwortzeiten modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen mehrstufigen Health-Check- und Alarmierungskatalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Protokolle und Diagnoseinformationen

Schwerpunkt: Anwendungslogs, Webserver, Systemereignisse, Workflowhistorie, Audit, Debugstufen, Zeitkorrelation, Datenschutz und sichere Beweissicherung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Protokolle und Diagnoseinformationen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Anwendungslogs, Webserver, Systemereignisse, Workflowhistorie, Audit, Debugstufen, Zeitkorrelation, Datenschutz und sichere Beweissicherung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen standardisierten Logsammlungs- und Analyseprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Benutzer-, SSO- und Berechtigungsfehler

Schwerpunkt: Login, Tokens, Claims, Gruppen, Rollen, Vererbung, Sitzungen, Browser, Cookies, TLS, Zeitabweichung und vertrauliche Objekte.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Benutzer-, SSO- und Berechtigungsfehler“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Login, Tokens, Claims, Gruppen, Rollen, Vererbung, Sitzungen, Browser, Cookies, TLS, Zeitabweichung und vertrauliche Objekte modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen Diagnosebaum für Zugriffs- und Rechteprobleme dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Erfassungs-, Index- und Suchfehler

Schwerpunkt: Uploads, E-Mail, Scan, Dateiformate, Metadaten, OCR-Bezug, Volltext, Indexstatus, Trefferbilder, Berechtigungsfilter und Reprocessing.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Erfassungs-, Index- und Suchfehler“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Uploads, E-Mail, Scan, Dateiformate, Metadaten, OCR-Bezug, Volltext, Indexstatus, Trefferbilder, Berechtigungsfilter und Reprocessing modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine Fehlerklassifikation mit kontrollierter Nachverarbeitung dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Workflow-, Aufgaben- und Integrationsstörungen

Schwerpunkt: hängende Instanzen, Bedingungen, Rollenauflösung, Fristen, Eskalationen, API, Dynamics, Archive, Timeouts, Fehlerwarteschlangen und Retry.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Workflow-, Aufgaben- und Integrationsstörungen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von hängende Instanzen, Bedingungen, Rollenauflösung, Fristen, Eskalationen, API, Dynamics, Archive, Timeouts, Fehlerwarteschlangen und Retry modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen reproduzierbaren Diagnosepfad für Prozess- und Schnittstellenstörungen dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Incident, Wartung und Runbooks

Schwerpunkt: Priorisierung, Workaround, Root Cause, Known Error, Change, Restart, Zertifikatswechsel, Backupbezug, Kommunikation, Nachkontrolle und Dokumentation.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Incident, Wartung und Runbooks“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Priorisierung, Workaround, Root Cause, Known Error, Change, Restart, Zertifikatswechsel, Backupbezug, Kommunikation, Nachkontrolle und Dokumentation modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein einsatzfähiges DMS-Betriebs- und Incident-Handbuch dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Erstellung eines Monitoring-Katalogs für Dienste, Workflow, Erfassung, Suche und Schnittstellen.
• Analyse vorbereiteter Login-, Berechtigungs-, Workflow- und Indexstörungen.
• Aufbau eines Runbooks für kontrollierten Wiederanlauf und Nachkontrolle.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Second- und Third-Level-Support, EASY-DMS-Administration, Plattformbetrieb, Workflow-Betrieb, Datenbank- und Speicherteams sowie technische Serviceleitung.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse der EASY-DMS-Architektur sowie Erfahrung mit Webanwendungen, Protokollen, Netzwerken, Datenbanken und betrieblichen Incident-Prozessen.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.