Seminar EASY Archive – Compliance, GoBD, DSGVO und Information Lifecycle

Das Seminar verbindet technische Archivkonfiguration mit organisatorischen Compliance-Anforderungen. Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Rollen, Aufbewahrung, Legal Hold, Löschung, Datenschutz, Auskunft, Export, Audit und kontrollierte Verfahrensdokumentation werden in einen durchgängigen Information Lifecycle überführt.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Compliance-Anforderungen in technische und organisatorische Archivkontrollen übersetzen.
• Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschregeln für unterschiedliche Dokumentklassen entwickeln.
• DSGVO-Anforderungen zu Zugriff, Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und Löschung berücksichtigen.
• Audit Trails, Kontrollnachweise und Verfahrensdokumentation belastbar strukturieren.
• Regelmäßige Reviews, Stichproben und Abweichungsmanagement in den Betrieb integrieren.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Compliance-Zielbild und Verantwortungen

Schwerpunkt: Rechts- und Fachanforderungen, Dokumentarten, Schutzbedarf, Eigentümer, Records Management, Datenschutz, IT-Betrieb, Revision und Freigaben.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Compliance-Zielbild und Verantwortungen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Rechts- und Fachanforderungen, Dokumentarten, Schutzbedarf, Eigentümer, Records Management, Datenschutz, IT-Betrieb, Revision und Freigaben modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein abgestimmtes Compliance- und Verantwortungsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit

Schwerpunkt: Originalbezug, Versionen, Protokollierung, Zeitstempel, Metadaten, Berechtigungen, technische Änderungen, Export und Beweiskette.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Originalbezug, Versionen, Protokollierung, Zeitstempel, Metadaten, Berechtigungen, technische Änderungen, Export und Beweiskette modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen prüfbaren Nachweisprozess für Integrität und Historie dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Aufbewahrungsregeln und Retention

Schwerpunkt: Fristbeginn, Dauer, Ereignisse, Dokumentklassen, Ausnahmen, Verlängerung, Sperren, Legal Hold, Zuständigkeit und Freigabe.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Aufbewahrungsregeln und Retention“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Fristbeginn, Dauer, Ereignisse, Dokumentklassen, Ausnahmen, Verlängerung, Sperren, Legal Hold, Zuständigkeit und Freigabe modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein vollständiges Retention- und Sperrmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Löschung und kontrollierte Vernichtung

Schwerpunkt: Löschreife, Prüfschritte, Vier-Augen-Prinzip, Abhängigkeiten, Backups, Protokollierung, Stichproben, Fehlerfälle und Nachweis.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Löschung und kontrollierte Vernichtung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Löschreife, Prüfschritte, Vier-Augen-Prinzip, Abhängigkeiten, Backups, Protokollierung, Stichproben, Fehlerfälle und Nachweis modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen revisionsfähigen Lösch- und Vernichtungsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. DSGVO und Betroffenenrechte

Schwerpunkt: Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriff, Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung, Portabilität, sensible Daten und Datenschutzvorfälle.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „DSGVO und Betroffenenrechte“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriff, Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung, Portabilität, sensible Daten und Datenschutzvorfälle modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen technisch umsetzbaren Datenschutzkontrollkatalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Audit, Auswertung und Verfahrensdokumentation

Schwerpunkt: Kontrollziele, Ereignisquellen, Berichte, Stichproben, Rollenprüfungen, Aufbewahrungsnachweise, Systembeschreibung, Betrieb und Änderungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Audit, Auswertung und Verfahrensdokumentation“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Kontrollziele, Ereignisquellen, Berichte, Stichproben, Rollenprüfungen, Aufbewahrungsnachweise, Systembeschreibung, Betrieb und Änderungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine belastbare Audit- und Verfahrensdokumentationsstruktur dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Kontrollkalender und Verbesserungsprozess

Schwerpunkt: regelmäßige Reviews, Kennzahlen, Abweichungen, Maßnahmen, Verantwortliche, Fristen, Re-Test, Managementbericht und Schulung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Kontrollkalender und Verbesserungsprozess“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von regelmäßige Reviews, Kennzahlen, Abweichungen, Maßnahmen, Verantwortliche, Fristen, Re-Test, Managementbericht und Schulung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen dauerhaften Compliance-Betriebszyklus dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Erstellung einer Retention-Matrix für mehrere Dokumentklassen und Fristauslöser.
• Modellierung eines Legal-Hold- und Löschfreigabeprozesses mit Nachweisen.
• Entwurf einer Auditcheckliste und einer Gliederung für die Verfahrensdokumentation.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Records Management, Datenschutz, Informationssicherheit, interne Revision, Compliance, EASY-Archive-Administration, Fachverantwortliche und Rechtsabteilungen.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in elektronischer Archivierung und betrieblichen Compliance-Anforderungen; das Seminar ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.