Seminar EASY Archive – Intensivseminar Administration, Betrieb und Compliance

Das fünftägige Intensivseminar bündelt die administrativen, betrieblichen und compliancebezogenen Themen von EASY Archive. Von Architektur, Installation und Informationsmodell über Rollen, SSO, Cloud- und Hybridbetrieb, KI-gestützte Metadatenanreicherung bis zu Monitoring, Sicherung, Notfallvorsorge, Aufbewahrung, Audit und Rollout entsteht ein vollständiger Betreiberpfad.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Eine produktionsnahe EASY-Archive-Architektur planen, installieren und sicher grundkonfigurieren.
• Dokumentklassen, Metadaten, Speicherregeln, Berechtigungen und Identitätsanbindung konsistent umsetzen.
• Cloud-, Hybrid- und On-Premises-Betrieb einschließlich KI-gestützter Bestandsanreicherung und Kapazitätsplanung beherrschen.
• Backup, Restore, Notfall, Aufbewahrung, Löschung und Nachweisführung praktisch absichern.
• Ein auditfähiges Betreiberhandbuch mit Regelkontrollen, Runbooks und Verbesserungszyklus erstellen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Architektur und Betriebszielbild

Schwerpunkt: Komponenten, Dienste, Datenbank, Speicher, Mandanten, Netzwerkzonen, Identitäten, Fachanwendungen, Schutzbedarf und Serviceumfang.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Architektur und Betriebszielbild“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Komponenten, Dienste, Datenbank, Speicher, Mandanten, Netzwerkzonen, Identitäten, Fachanwendungen, Schutzbedarf und Serviceumfang modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein vollständiges Architektur- und Betriebszielbild dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Installation und sichere Baseline

Schwerpunkt: Systemvoraussetzungen, Dienstkonten, DNS, Zeit, TLS, Firewall, Datenbank, Speicher, Erstkonfiguration und Härtung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Installation und sichere Baseline“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Systemvoraussetzungen, Dienstkonten, DNS, Zeit, TLS, Firewall, Datenbank, Speicher, Erstkonfiguration und Härtung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine gehärtete produktionsnahe Laborplattform dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Dokumentklassen und Informationsmodell

Schwerpunkt: Dokumenttypen, Metadaten, Pflichtfelder, Validierungen, Versionen, Zustände, Akten, Taxonomien und Suchfelder.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumentklassen und Informationsmodell“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumenttypen, Metadaten, Pflichtfelder, Validierungen, Versionen, Zustände, Akten, Taxonomien und Suchfelder modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein konsistentes Archiv- und Metadatenmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Rollen, Rechte und administrative Governance

Schwerpunkt: Benutzer, Gruppen, Rollen, Vererbung, Least Privilege, Funktionstrennung, privilegierte Administration, Rezertifizierung und Audit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Rollen, Rechte und administrative Governance“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Benutzer, Gruppen, Rollen, Vererbung, Least Privilege, Funktionstrennung, privilegierte Administration, Rezertifizierung und Audit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein belastbares Berechtigungs- und Governance-Modell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. OpenID Connect, SSO und LDAPS

Schwerpunkt: Identity Provider, Claims, Gruppenmapping, TLS, Verzeichnisbindung, Servicekonten, Fallback, Sitzungen und Fehlerdiagnose.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „OpenID Connect, SSO und LDAPS“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Identity Provider, Claims, Gruppenmapping, TLS, Verzeichnisbindung, Servicekonten, Fallback, Sitzungen und Fehlerdiagnose modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine getestete und dokumentierte Identitätsintegration dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Cloud, Hybrid Connector und Betriebsmodelle

Schwerpunkt: Shared Responsibility, Cloud-Dienste, lokale Systeme, Netzwerkpfade, Synchronisation, Verfügbarkeit, Wartung und Exit-Überlegungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Cloud, Hybrid Connector und Betriebsmodelle“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Shared Responsibility, Cloud-Dienste, lokale Systeme, Netzwerkpfade, Synchronisation, Verfügbarkeit, Wartung und Exit-Überlegungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein geprüftes Cloud- und Hybridbetriebskonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Monitoring und proaktiver Regelbetrieb

Schwerpunkt: Dienste, Jobs, Schnittstellen, Speicher, Datenbank, Zertifikate, Warteschlangen, Logs, Kennzahlen, Alarmierung und Tageskontrollen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Monitoring und proaktiver Regelbetrieb“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dienste, Jobs, Schnittstellen, Speicher, Datenbank, Zertifikate, Warteschlangen, Logs, Kennzahlen, Alarmierung und Tageskontrollen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen mehrstufigen Monitoring- und Kontrollplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

8. Troubleshooting und Incident Management

Schwerpunkt: Logsammlung, Zeitkorrelation, Berechtigungs-, Speicher-, Datenbank-, Import-, Such- und Integrationsfehler sowie Eskalation.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Troubleshooting und Incident Management“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Logsammlung, Zeitkorrelation, Berechtigungs-, Speicher-, Datenbank-, Import-, Such- und Integrationsfehler sowie Eskalation modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen reproduzierbaren Diagnosebaum mit Incident-Runbook dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

9. Backup, Restore und Notfallvorsorge

Schwerpunkt: Sicherungsumfang, Schlüsselabhängigkeiten, Datenbank und Dateispeicher, Konsistenz, Wiederherstellungsreihenfolge, RPO, RTO und Übungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Backup, Restore und Notfallvorsorge“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Sicherungsumfang, Schlüsselabhängigkeiten, Datenbank und Dateispeicher, Konsistenz, Wiederherstellungsreihenfolge, RPO, RTO und Übungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen praktisch geprüften Wiederanlaufplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

10. KI-Metadatenextraktion und Bestandsanreicherung

Schwerpunkt: Dokumentauswahl, Klassifikation, Extraktionsfelder, Konfidenz, Validierung, Human in the Loop, Batchsteuerung, Qualitätskennzahlen und Governance.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „KI-Metadatenextraktion und Bestandsanreicherung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentauswahl, Klassifikation, Extraktionsfelder, Konfidenz, Validierung, Human in the Loop, Batchsteuerung, Qualitätskennzahlen und Governance modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten KI-Anreicherungs- und Qualitätsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

11. Compliance, Aufbewahrung und Löschung

Schwerpunkt: GoBD, DSGVO, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Legal Hold, Sperren, Löschkonzepte und Kontrollnachweise.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Compliance, Aufbewahrung und Löschung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von GoBD, DSGVO, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen, Legal Hold, Sperren, Löschkonzepte und Kontrollnachweise modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein auditfähiges Retention- und Löschkonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

12. E-Mail-Archivierung und Eingangskanäle

Schwerpunkt: Journaling, Postfächer, Outlook-Zugriff, Importstrecken, Anhänge, Metadaten, Volltext, Aufbewahrung und Berechtigungen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „E-Mail-Archivierung und Eingangskanäle“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Journaling, Postfächer, Outlook-Zugriff, Importstrecken, Anhänge, Metadaten, Volltext, Aufbewahrung und Berechtigungen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten E-Mail-Archivierungsprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

13. Betriebsübergabe und kontinuierliche Verbesserung

Schwerpunkt: Betriebshandbuch, Projekt- und Rolloutplanung, Pilot, Rollen, Wartung, Patchen, Change, Kapazität, Service-Review, Kontrollkalender, Schulung, Hypercare und Lessons Learned.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Betriebsübergabe und kontinuierliche Verbesserung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Betriebshandbuch, Projekt- und Rolloutplanung, Pilot, Rollen, Wartung, Patchen, Change, Kapazität, Service-Review, Kontrollkalender, Schulung, Hypercare und Lessons Learned modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein integriertes Betreiber-, Rollout- und Verbesserungsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Installation und Härtung einer produktionsnahen EASY-Archive-Laborumgebung.
• Aufbau von Dokumentklassen, Metadaten, Rollen und SSO-Zuordnungen.
• Durchführung einer Monitoring-, Fehleranalyse- und Wiederanlaufübung.
• Planung eines KI-gestützten Bestandslaufs mit Validierung und Qualitätsabnahme.
• Entwurf eines Aufbewahrungs-, Lösch- und Auditkontrollplans.
• Erstellung eines vollständigen Betriebs- und Notfallhandbuchs.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Lead-Administration, Plattformbetrieb, Records Management, Informationssicherheit, Datenschutz, technische Projektleitung und Serviceverantwortung.

Voraussetzungen: Solide Kenntnisse in Server-, Netzwerk- und Datenbankbetrieb, Verzeichnisdiensten sowie Grundlagen zu Archivierung und Compliance; eine Laborumgebung ist empfehlenswert.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.