Seminar EASY Archive – Migration, Upgrade und Bestandsübernahme

Das Seminar behandelt Migrationen und Upgrades von EASY Archive sowie die kontrollierte Übernahme externer Archivbestände. Bestandsanalyse, Zielmapping, Datenbereinigung, Extraktion, Transformation, Prüfsummen, Testmigration, Delta, Cutover, Rollback, Abnahme und Nachsorge werden in einem vollständigen Migrationsverfahren zusammengeführt.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Quellbestände, technische Abhängigkeiten und Risiken vollständig inventarisieren.
• Dokumente, Metadaten, Berechtigungen, Versionen und Aufbewahrungsregeln auf ein Zielmodell abbilden.
• Extraktion, Transformation und Import wiederanlauffähig und prüfbar gestalten.
• Upgrade-, Test-, Cutover- und Rollbackverfahren mit messbaren Abnahmekriterien planen.
• Vollständigkeit, Integrität, Suchbarkeit und Compliance der übernommenen Bestände nachweisen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Migrationsauftrag und Governance

Schwerpunkt: Scope, Quell- und Zielsysteme, Verantwortungen, Datenschutz, Aufbewahrung, Risiken, Qualitätsziele, Entscheidungsgremien und Nachweise.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Migrationsauftrag und Governance“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Scope, Quell- und Zielsysteme, Verantwortungen, Datenschutz, Aufbewahrung, Risiken, Qualitätsziele, Entscheidungsgremien und Nachweise modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen belastbaren Migrationsauftrag mit Kontrollstruktur dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Bestandsinventur und technische Analyse

Schwerpunkt: Dokumentanzahl, Volumen, Formate, Metadaten, Versionen, Verknüpfungen, Berechtigungen, Dubletten, Fehlerbestände und Schnittstellen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Bestandsinventur und technische Analyse“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentanzahl, Volumen, Formate, Metadaten, Versionen, Verknüpfungen, Berechtigungen, Dubletten, Fehlerbestände und Schnittstellen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen vollständigen technischen Bestandssteckbrief dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Zielmodell und Mapping

Schwerpunkt: Dokumentklassen, Feldzuordnung, Datentypen, Wertetransformation, Akten, Versionen, Rechte, Aufbewahrung, IDs und Rückverfolgbarkeit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Zielmodell und Mapping“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentklassen, Feldzuordnung, Datentypen, Wertetransformation, Akten, Versionen, Rechte, Aufbewahrung, IDs und Rückverfolgbarkeit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein fachlich freigegebenes Migrationsmapping dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Datenbereinigung und Vorverarbeitung

Schwerpunkt: ungültige Werte, leere Felder, Dubletten, beschädigte Dateien, veraltete Formate, Zeichensätze, Referenzen, Ausschlüsse und Quarantäne.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Datenbereinigung und Vorverarbeitung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von ungültige Werte, leere Felder, Dubletten, beschädigte Dateien, veraltete Formate, Zeichensätze, Referenzen, Ausschlüsse und Quarantäne modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen dokumentierten Bereinigungs- und Ausnahmeprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Extraktion, Transformation und Import

Schwerpunkt: Exportverfahren, Prüfsummen, Stapel, Parallelisierung, Konvertierung, Metadatenbildung, Fehlerwarteschlangen, Retry und Protokollierung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Extraktion, Transformation und Import“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Exportverfahren, Prüfsummen, Stapel, Parallelisierung, Konvertierung, Metadatenbildung, Fehlerwarteschlangen, Retry und Protokollierung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine wiederanlauffähige Migrationsstrecke dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Upgrade- und Kompatibilitätsplanung

Schwerpunkt: Versionen, Systemvoraussetzungen, Add-ons, Schnittstellen, Datenbank, Speicher, Zertifikate, Testumgebung, Sicherung und Rückfalloptionen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Upgrade- und Kompatibilitätsplanung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Versionen, Systemvoraussetzungen, Add-ons, Schnittstellen, Datenbank, Speicher, Zertifikate, Testumgebung, Sicherung und Rückfalloptionen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kontrollierten Upgrade- und Kompatibilitätsplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Testmigration und Qualitätsprüfung

Schwerpunkt: repräsentative Stichprobe, Vollständigkeit, Integrität, Metadaten, Versionen, Berechtigungen, Suche, Performance, Aufbewahrung und Fehlerklassen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Testmigration und Qualitätsprüfung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von repräsentative Stichprobe, Vollständigkeit, Integrität, Metadaten, Versionen, Berechtigungen, Suche, Performance, Aufbewahrung und Fehlerklassen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen messbaren Test- und Abnahmekatalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

8. Cutover, Delta und Rollback

Schwerpunkt: Freeze, letzte Sicherung, Delta-Ermittlung, Beladung, Umschaltung, Go oder No-Go, Kommunikation, Rückfall, Wiederanlauf und Nachkontrolle.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Cutover, Delta und Rollback“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Freeze, letzte Sicherung, Delta-Ermittlung, Beladung, Umschaltung, Go oder No-Go, Kommunikation, Rückfall, Wiederanlauf und Nachkontrolle modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein ausführbares Cutover- und Rollback-Runbook dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

9. Nachmigration und Betriebsübergabe

Schwerpunkt: Restfehler, Abgleich, Nachindexierung, Benutzerabnahme, Altabschaltung, Beweissicherung, Dokumentation, Support, Hypercare und Lessons Learned.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Nachmigration und Betriebsübergabe“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Restfehler, Abgleich, Nachindexierung, Benutzerabnahme, Altabschaltung, Beweissicherung, Dokumentation, Support, Hypercare und Lessons Learned modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine formal abgeschlossene Bestandsübernahme dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Erstellung eines Bestandssteckbriefs und eines Feldmappings für eine Beispielmigration.
• Planung einer ETL-Strecke mit Prüfsummen, Fehlerwarteschlange und Wiederanlauf.
• Durchführung einer Testmigration mit Qualitäts- und Berechtigungsabnahme.
• Simulation eines Cutovers mit Delta, Go-/No-Go-Entscheidung und Rollback.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Migrationsleitung, EASY-Archive-Administration, Daten- und Integrationsarchitektur, Datenbank- und Speicherteams, Records Management, Qualitätssicherung und technische Projektleitung.

Voraussetzungen: Erfahrung mit Datenmigration, Dokumentenmanagement, Skripting oder ETL sowie Grundkenntnisse in EASY Archive und betrieblichen Aufbewahrungsanforderungen.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.