Seminar Doxis Kompaktseminar Plattform, Dokumente und Prozesse

Das Kompaktformat vermittelt in drei Tagen einen praxisorientierten Gesamtblick auf Plattform, Clients, Dokumente, Suche, Akten, Rechte, Eingang, Prozesse und Administration. Ein kleiner Geschäftsfall verbindet die wichtigsten Bausteine ohne die Tiefe der Spezialseminare.

Inhaltsverzeichnis

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe und Voraussetzungen
3. Schrittweise Seminarinhalte
4. Praxisaufgaben
5. Arbeitsmittel und Methoden

Zielsetzung

Ziel ist ein gemeinsames Grundverständnis für Projektteams sowie die sichere Auswahl der anschließend erforderlichen Rollen- und Vertiefungsschulungen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Projektleiter, Business-Analysten, Key User, Administratoren, Lösungsarchitekten und Mitglieder von Einführungsteams

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in digitalen Dokumentenprozessen; technische oder administrative Vorkenntnisse sind nicht erforderlich

Schrittweise Seminarinhalte

Schritt 1: Plattform und Rollen einordnen

Clients, Content-Services, Fachdesign, technische Dienste und Projektrollen werden in einer übersichtlichen Architektur zusammengeführt. Zuständigkeiten werden für ein Beispielprojekt abgegrenzt.

Schritt 2: Dokumente strukturiert ablegen

Dokumentklassen, Metadaten und Ablagedialoge werden konzeptionell erläutert und in einem einfachen Szenario praktisch genutzt.

Schritt 3: Suchen und Trefferlisten einsetzen

Suchklassen, Kriterien, Volltext, Filter und Ergebnislisten werden kombiniert. Unterschiede zwischen fachlicher Suche und freier Inhaltsrecherche werden sichtbar.

Schritt 4: Elektronische Akten nutzen

Akten, Register, Beziehungen und Verzeichnisse werden aufgebaut. Dokumente werden passend zugeordnet und über eine nachvollziehbare Struktur gefunden.

Schritt 5: Benutzer und Rechte verstehen

Rollen, Gruppen, Vererbung und Ausnahmen werden an einem überschaubaren Berechtigungsmodell erklärt und mit Positiv- sowie Negativfällen geprüft.

Schritt 6: Dokumenteingang automatisieren

Scan, Dateiimport, Klassifikation, Extraktion und Validierung werden als mögliche Eingangskette betrachtet. Qualitätskontrollen und Ausnahmewege werden festgelegt.

Schritt 7: Prozesse modellieren

Aufgaben, Postkörbe, Übergänge, Fristen und automatische Aktivitäten werden in einem einfachen Genehmigungsablauf verbunden.

Schritt 8: Administration und Betrieb überblicken

Fachkonfiguration, Systemdienste, Monitoring, Sicherung und Transport werden nach Zuständigkeit geordnet. Typische Betriebsaufgaben werden in einer Checkliste zusammengefasst.

Schritt 9: Lernpfad und Projektvorgehen festlegen

Aus Rollen, Projektphase und Lösungsumfang wird eine passende Reihenfolge aus Power-User-, Administrations-, Entwicklungs- und Fachlösungstrainings abgeleitet.

Praxisaufgaben

• Einen kleinen Dokumentenfall von Ablage und Suche bis zur Akte durchführen
• Ein Rollenmodell und einen einfachen Genehmigungsprozess skizzieren
• Einen rollenbezogenen Qualifizierungsplan für ein Projektteam erstellen

Arbeitsmittel und Methoden

Die Bearbeitung wechselt zwischen fachlicher Einordnung, geführter Demonstration, nachvollziehbarer Konfiguration, eigenständiger Übung, Kontrollfragen und dokumentierter Systemprüfung. Alle Aufgaben verwenden definierte Ausgangsdaten und überprüfbare Abnahmekriterien.