Seminar SeedDMS Workflows, Freigaben und Benachrichtigungen

Inhaltsverzeichnis

• Zielgruppe
• Beschreibung
• Lernziele
• Voraussetzungen
• Seminarinhalt
• Praktische Übungen
• Abgrenzung und Einsatzszenarien

Zielgruppe

Prozessverantwortliche, Key User, Administratoren, Qualitätsmanagement und Fachbereichsleitungen, die Dokumente kontrolliert prüfen, freigeben, überarbeiten und revisionsnah steuern müssen.

Beschreibung

Das Seminar behandelt die Gestaltung dokumentenbezogener Prozesse in SeedDMS. Im Mittelpunkt stehen Prüf- und Freigabeschritte, Rollen, Zuständigkeiten, Benachrichtigungen, Eskalationspunkte, Statuslogik und die Überführung fachlicher Regeln in kontrollierte Abläufe.

Die notwendige Dauer beträgt 3 Tage, weil Workflows fachlich modelliert, technisch eingerichtet, mit Testdokumenten durchlaufen und gegen Ausnahmefälle geprüft werden müssen. Der Zeitrahmen erlaubt Prozessdesign und praktische Stabilisierung.

Lernziele

• Dokumentenprozesse fachlich analysieren und modellieren.
• Review-, Freigabe- und Revisionsschritte in Rollen übersetzen.
• Benachrichtigungen und Zuständigkeiten sinnvoll konfigurieren.
• Workflows mit Testdokumenten prüfen und Fehlerursachen erkennen.
• Prozessregeln für Betrieb und Qualitätssicherung dokumentieren.

Voraussetzungen

Erforderlich sind Grundkenntnisse in SeedDMS-Bedienung und ein Verständnis für fachliche Prüf- oder Freigabeprozesse. Administrative Grundkenntnisse erleichtern die Konfigurationsübungen.

Seminarinhalt

Kapitel 1: Prozessanalyse und Workflowdesign

Fachliche Dokumentprozesse werden in klare Workflowbestandteile zerlegt.

1. Schritt 1: Dokumenttypen mit Prüf- oder Freigabepflicht erfassen.
2. Schritt 2: Prozessrollen und Entscheidungspunkte bestimmen.
3. Schritt 3: Start-, Zwischen- und Endzustände definieren.
4. Schritt 4: Ausnahmefälle wie Ablehnung, Rückfrage und Revision beschreiben.
5. Schritt 5: Workflowmodell als prüfbare Prozessskizze dokumentieren.

Kapitel 2: Rollen, Rechte und Zuständigkeiten

Workflowrollen werden mit Berechtigungen und organisatorischer Verantwortung verbunden.

1. Schritt 1: Rollen für Ersteller, Prüfer, Freigeber und Administratoren festlegen.
2. Schritt 2: Benötigte Rechte je Prozessschritt zuordnen.
3. Schritt 3: Vertretungs- und Eskalationsregeln definieren.
4. Schritt 4: Konflikte zwischen fachlicher Rolle und Systemrecht prüfen.
5. Schritt 5: Testbenutzer für jeden Prozesspfad vorbereiten.

Kapitel 3: Benachrichtigungen und Aufgabensteuerung

Prozesskommunikation wird über Ereignisse und Zustellungen gesteuert.

1. Schritt 1: Benachrichtigungsanlässe pro Prozessschritt festlegen.
2. Schritt 2: Empfängergruppen und individuelle Rollen unterscheiden.
3. Schritt 3: Meldung bei Start, Änderung, Freigabe und Ablehnung prüfen.
4. Schritt 4: Überbenachrichtigung und fehlende Zustellung analysieren.
5. Schritt 5: Kommunikationsregeln für den Regelbetrieb dokumentieren.

Kapitel 4: Test, Abnahme und Prozesspflege

Workflows werden anhand kontrollierter Testfälle stabilisiert.

1. Schritt 1: Testdokumente für Normalfälle und Ausnahmefälle vorbereiten.
2. Schritt 2: Workflow vollständig mit verschiedenen Rollen durchlaufen.
3. Schritt 3: Status, Rechte und Benachrichtigungen nach jedem Schritt prüfen.
4. Schritt 4: Fehlerursachen nach Prozessdesign, Berechtigung oder Konfiguration trennen.
5. Schritt 5: Freigabedokumentation und Änderungsprozess für Workflows festlegen.

Praktische Übungen

• Modellierung eines Review- und Freigabeprozesses.
• Zuordnung von Rollen und Rechten zu Prozessschritten.
• Konfiguration einer Benachrichtigungslogik für Statuswechsel.
• Durchlauf eines Ablehnungs- und Revisionsfalls.
• Erstellung einer Workflow-Testmatrix.

Abgrenzung und Einsatzszenarien

Das Seminar ist prozessorientiert und behandelt Administration nur im Workflowkontext. Installation, Betrieb, allgemeine API-Anbindung und Erweiterungsentwicklung sind eigene Vertiefungsthemen.