Seminar SeedDMS Metadaten, Suche und Dokumentenklassifikation

Inhaltsverzeichnis

• Zielgruppe
• Beschreibung
• Lernziele
• Voraussetzungen
• Seminarinhalt
• Praktische Übungen
• Abgrenzung und Einsatzszenarien

Zielgruppe

Key User, Informationsmanager, Fachbereichsverantwortliche und Administratoren, die Dokumente besser klassifizieren, Pflichtinformationen definieren und die Suchqualität in SeedDMS verbessern müssen.

Beschreibung

Das Seminar behandelt die fachliche und technische Ordnung von Dokumenten. Es verbindet Ordnerstrukturen, Dokumenttypen, Metadaten, Pflichtfelder, Namensregeln, Suchfälle und Qualitätssicherung. Ziel ist eine Ablage, die auch bei wachsendem Dokumentbestand verlässlich nutzbar bleibt.

Die notwendige Dauer beträgt 2 Tage, weil Klassifikation nicht nur eine Feldkonfiguration ist. Dies erfordert fachliche Analyse, Modellierung, Testdokumente, Suchtests und Abstimmung zwischen Fachbereich und Administration.

Lernziele

• Dokumentenarten und fachliche Klassifikationsmerkmale analysieren.
• Metadatenfelder, Pflichtangaben und Namensregeln definieren.
• Ordnerstruktur und Metadatenmodell sinnvoll kombinieren.
• Suchfälle testen und Trefferqualität bewerten.
• Qualitätsregeln für laufende Dokumentenpflege festlegen.

Voraussetzungen

Erforderlich sind Grundkenntnisse in SeedDMS-Bedienung und ein Verständnis der fachlichen Dokumentenablage. Administrative Rechte sind für einzelne Übungen hilfreich.

Seminarinhalt

Kapitel 1: Informationsmodell und Dokumenttypen

Fachliche Dokumentenbestände werden in ein strukturiertes Ordnungsmodell überführt.

1. Schritt 1: Dokumentenarten und typische Lebenszyklen sammeln.
2. Schritt 2: Suchanlässe und Zugriffssituationen aus Fachbereichen erfassen.
3. Schritt 3: Pflichtinformationen je Dokumentart bestimmen.
4. Schritt 4: Ordnerlogik und Metadatenlogik voneinander abgrenzen.
5. Schritt 5: Klassifikationsmodell mit Prioritäten dokumentieren.

Kapitel 2: Metadaten und Attribute konzipieren

Metadaten werden so definiert, dass sie Suchbarkeit, Steuerung und Qualität unterstützen.

1. Schritt 1: Feldtypen und fachliche Wertebereiche bestimmen.
2. Schritt 2: Pflichtfelder und optionale Zusatzfelder unterscheiden.
3. Schritt 3: Namensregeln und Werteformate festlegen.
4. Schritt 4: Beispieldokumente mit Metadaten versehen.
5. Schritt 5: Eingabequalität anhand typischer Fehler prüfen.

Kapitel 3: Suche und Trefferqualität verbessern

Suchfunktionen werden anhand realer Informationsbedarfe getestet.

1. Schritt 1: Suchfälle mit bekannten Zieltreffern formulieren.
2. Schritt 2: Suche über Dateiname, Inhalt, Ordner und Metadaten durchführen.
3. Schritt 3: Trefferliste nach Relevanz und Vollständigkeit bewerten.
4. Schritt 4: Fehlende Treffer auf Ursache prüfen.
5. Schritt 5: Anpassungen an Metadaten, Namensregeln oder Ablage ableiten.

Kapitel 4: Pflegeprozesse und Qualitätssicherung

Das Ordnungsmodell wird in laufende Pflegeprozesse überführt.

1. Schritt 1: Verantwortliche für Metadatenpflege bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrollpunkte für unvollständige Angaben definieren.
3. Schritt 3: Änderungen an Dokumenttypen geregelt freigeben.
4. Schritt 4: Qualitätsbericht für Stichproben erstellen.
5. Schritt 5: Regeln für neue Dokumentarten formulieren.

Praktische Übungen

• Analyse eines ungeordneten Dokumentenbestands.
• Entwurf eines Metadatenmodells für drei Dokumenttypen.
• Definition von Pflichtfeldern und Wertebereichen.
• Suchtest mit vorbereiteten Dokumenten und erwarteten Treffern.
• Erstellung einer Qualitätscheckliste für Metadatenpflege.

Abgrenzung und Einsatzszenarien

Das Seminar fokussiert Informationsstruktur und Suchqualität. Tiefe technische Indexkonfiguration, Systembetrieb und Schnittstellen werden nur in Bezug auf ihre Bedeutung für Auffindbarkeit behandelt.