Seminar OpenDocMan Migration und Einführung

Dieses Seminar behandelt die strukturierte Einführung von OpenDocMan und die Migration vorhandener Dokumentbestände. Der Schwerpunkt liegt auf Analyse, Bereinigung, Metadatenmodell, Berechtigungsübernahme, Pilotierung, Testmigration, Abnahme und Rollout. Dadurch wird die Einführung nicht als reine Dateiübernahme, sondern als organisatorisches DMS-Projekt geplant.

Inhaltsübersicht

• Migrationsstrategie, Zielbild und Projektrollen
• Analyse bestehender Dateiablagen, Dokumenttypen und Dubletten
• Metadatenmodell, Kategorien, Abteilungen und Namensregeln
• Berechtigungsmapping und Verantwortlichkeiten
• Pilotmigration, Testfälle, Abnahme und Korrekturzyklen
• Rollout, Schulung, Supportmodell und Betriebsübergabe

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an Projektleitung, DMS-Verantwortliche, IT-Betrieb, Fachbereiche, Qualitätsmanagement und Personen mit Verantwortung für Datenmigration. Es eignet sich für Neuaufbau, Ablösung ungeordneter Dateiablagen und Konsolidierung bestehender Dokumentbestände.

Lerninhalte

• Bewertung vorhandener Ablagen nach Struktur, Eigentümer, Qualität und Risiken
• Definition eines Zielmodells für Kategorien, Abteilungen, Metadaten und Dokumenttypen
• Entscheidungskriterien für Migration, Archivierung, Bereinigung oder Ausschluss von Dateien
• Überführung bestehender Rechte in ein administrierbares OpenDocMan-Berechtigungsmodell
• Planung von Pilotmigrationen mit klaren Testfällen und fachlicher Abnahme
• Vorbereitung von Schulung, Kommunikationsplan und Support für die Einführung
• Übergabe an den Regelbetrieb mit Verantwortlichkeiten und Pflegeprozess

Praxisübungen

1. Eine bestehende Ablagestruktur analysieren und Problemklassen erfassen.
2. Dokumenttypen, Kategorien, Pflichtmetadaten und Benennungsregeln für ein Zielmodell definieren.
3. Ein Berechtigungsmapping von Quellablage zu OpenDocMan-Rollen erstellen.
4. Eine Migrationsentscheidungsmatrix für Übernahme, Bereinigung, Archivierung und Ausschluss aufbauen.
5. Testfälle für Pilotmigration, Suche, Rechteprüfung und Review-Prozess formulieren.
6. Eine Rolloutplanung mit Pilotbereich, Schulung, Support und Abnahme erstellen.
7. Eine Übergabedokumentation für Betrieb und Fachadministration strukturieren.

Projektsteuerung

Das Seminar legt Wert auf realistische Migrationsentscheidungen. Nicht jede Datei sollte ungeprüft übernommen werden. Entscheidend sind klare Verantwortlichkeiten, ein praktikables Metadatenmodell, nachvollziehbare Berechtigungen und ein Pilot, der typische Dokumentfälle vor dem Rollout prüft.