Seminar Intensiv: Microsoft-365-Zusammenarbeit und Workflows souverän ersetzen

Das Intensivseminar gestaltet einen vollständigen Arbeitsprozess außerhalb von Microsoft 365: Ein Team kommuniziert, verwaltet Wissen und Aufgaben, nutzt gemeinsame Dateien und verarbeitet einen Formularvorgang. Bestehende Funktionen aus Teams, SharePoint, Planner, OneNote, Forms und Power Automate werden zunächst fachlich beschrieben und anschließend geeigneten Zielbausteinen zugeordnet.

Gebündelt werden die Fachseminare zu Kommunikation, Wissens- und Projektanwendungen sowie souveränen Workflows. Die Themenfelder bleiben vollständig enthalten; für die Praxis wird ein eng abgegrenzter Prozess mit vorbereiteten Plattformen eingesetzt. Datenexport, fachliche Neuanlage und Archivierung werden bewusst unterschieden. Die automatische Portierung beliebiger Teams-Apps, SharePoint-Fachanwendungen oder Power-Platform-Lösungen ist kein Kursversprechen.

Inhaltsübersicht

• Funktionsaufnahme und Zielkonzept
• Kommunikation und Besprechungen
• Wissen, Aufgaben und Notizen
• Formulare und Automatisierung
• Integration und Arbeitsprozessabnahme

Seminarinhalte

Funktionsaufnahme und Zielkonzept

• Kommunikation, Wissen, Aufgaben, Notizen und Automatisierungen nach Besitzern, Datenobjekten und fachlichen Regeln erfassen.
• Element/Matrix, Nextcloud Talk, XWiki, OpenProject und Node-RED den benötigten Funktionen zuordnen.
• Übernahmewege für Altbestände prüfen und für Telefonie, komplexe SharePoint-Listen, Power Apps und Dataverse gesonderte Arbeitspakete formulieren.

Kommunikation und Besprechungen

• Räume, Rollen, Gäste und Moderation einrichten; Chat, Medienfreigabe und Videokonferenz in vorbereiteten Systemen testen.
• Föderation, Verschlüsselung, Geräteverifikation, Wiederherstellung und Netzrestriktionen in die Prüfung einbeziehen.
• Einen begrenzten Teams-Altbestand über einen bestätigten Exportweg archivieren und eine klare Regel für den Kommunikationswechsel festlegen.

Wissen, Aufgaben und Notizen

• Einen Wissensbereich in XWiki und einen Aufgabenbestand in OpenProject anhand des gemeinsamen Fallprojekts erstellen.
• SharePoint-Listen, Planner-Felder und OneNote-Inhalte zuordnen; Versionen, Anhänge, Beziehungen und Exportgrenzen gesondert prüfen.
• Nextcloud-Dateien einbinden, interne Verweise korrigieren und Rollen sowie Suchbarkeit fachlich abnehmen.

Formulare und Automatisierung

• Einen Formularprozess mit Nextcloud Forms und einer bestätigten Datenschnittstelle aufbauen.
• In Node-RED Validierung, Zustandswechsel, Freigabe und Zielaktion mit getrennt verwalteten technischen Zugängen umsetzen.
• Doppelte Eingaben, Schnittstellenausfall, Zeitüberschreitung und Wiederanlauf behandeln; Administrations- und HTTP-Zugriffe absichern.

Integration und Arbeitsprozessabnahme

• Kommunikation, Wissenseintrag, Aufgabe, Datei und Formularprozess in einem durchgängigen Anwendungsszenario verbinden.
• Berechtigte und unberechtigte Rollen testen, Fehlerwege bearbeiten und nachvollziehbare Änderungsprotokolle prüfen.
• Kontrollierten Parallelvergleich, Umstellungsentscheidung und Pflegeverantwortung für Inhalte und Workflows dokumentieren.

Praxisübungen

1. Einen Arbeitsprozess aus Microsoft 365 aufnehmen und die Zielbausteine fachlich begründen.
2. Ein Team mit Gästen in der neuen Kommunikation einrichten und Medien- sowie Verschlüsselungsfälle prüfen.
3. Wissens- und Aufgabendaten in XWiki und OpenProject abbilden und mit Nextcloud-Dateien verbinden.
4. Ein Formular mit nachfolgender Node-RED-Verarbeitung implementieren und Doppelverarbeitung verhindern.
5. Den vollständigen Prozess aus mehreren Benutzerrollen testen und die Umstellung freigeben.

Schulungsumgebung

Der Kunde stellt vorbereitete Element-/Matrix-, Nextcloud-Talk-, XWiki-, OpenProject-, Forms- und Node-RED-Instanzen mit abgestimmten Integrationen bereit. Benötigt werden ein begrenzter Microsoft-365-Testbestand, passende API-Zugänge und die für die Übungen erforderlichen Editionsfunktionen.