Seminar Fabasoft eGov-Suite – Akten- und Vorgangsbearbeitung

Die Schulung vermittelt die durchgängige Bearbeitung elektronischer Akten und Vorgänge in der Fabasoft eGov-Suite. Von der strukturierten Anlage über die Bearbeitung und Mitzeichnung bis zum Abschluss werden fachliche Regeln, nachvollziehbare Arbeitsschritte und typische Kontrollpunkte verbunden.

Inhaltsübersicht

• Struktur von Akten, Vorgängen und Dokumenten
• Anlage und Erfassung
• Bearbeitung und Zusammenarbeit
• Verfügungen und Geschäftsgang
• Abschluss und Ablage
• Qualitätssicherung im Tagesbetrieb
• Praxisübungen
• Arbeitsweise

Zielsetzung

Elektronische Akten und Vorgänge regelkonform anlegen, bearbeiten, weiterleiten, abschließen und für nachgelagerte Aufgaben eindeutig dokumentieren.

Struktur von Akten, Vorgängen und Dokumenten

1. Schritt 1: Aktenplan, Geschäftsobjekte und Metadaten fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Akten- und Vorgangsarten mit Pflichtfeldern im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Dokumentbeziehungen, Register und Ordnungsmerkmale an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Anlage und Erfassung

1. Schritt 1: Neuanlage aus Vorlagen und Geschäftsfall fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Übernahme eingehender Dokumente und E-Mails im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Plausibilitätsprüfung von Betreff, Frist und Zuständigkeit an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Bearbeitung und Zusammenarbeit

1. Schritt 1: Bearbeitungsstände, Aufgaben und Wiedervorlagen fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Mitzeichnung, Kenntnisnahme und Freigabe im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Parallele Zusammenarbeit mit Versionen und Sperrmechanismen an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Verfügungen und Geschäftsgang

1. Schritt 1: Verfügungspunkte und Bearbeitungsreihenfolge fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Vertretung, Delegation und Eskalation im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Nachvollziehbarkeit im Bearbeitungsprotokoll an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Abschluss und Ablage

1. Schritt 1: Vollständigkeitskontrolle vor Abschluss fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Abschlussvermerke, Aufbewahrungsangaben und Status im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Wiederaufnahme und Korrektur kontrolliert behandeln an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Qualitätssicherung im Tagesbetrieb

1. Schritt 1: Such- und Kontrolllisten für offene Arbeit fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Fehlzuordnungen und Dubletten erkennen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Arbeitsanweisungen für einheitliche Fallbearbeitung an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Praxisübungen

Die Übungen verwenden einen zusammenhängenden Fallbestand. Konfigurationen und Bearbeitungsschritte werden zuerst nachvollzogen, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit Kontrolllisten sowie Negativtests geprüft.

Arbeitsweise

Fachliche Einordnung, Demonstration, geführte Umsetzung und eigenständige Übung wechseln sich ab. Jeder Themenblock endet mit einer kurzen Qualitätskontrolle und einer dokumentierten Vorgehensweise für den späteren Einsatz.