Seminar bitfarm-Archiv Kompaktseminar – Anwendung, Administration und Workflow

Das Kompaktseminar richtet sich an kleine Teams, in denen wenige Personen mehrere Rollen übernehmen. Es vermittelt einen konzentrierten Querschnitt aus Anwendung, Erfassung, Administration, Workflow und Betrieb. Die Inhalte werden bewusst auf häufige Standardaufgaben begrenzt; komplexe WFD-Regeln, Individualschnittstellen und umfangreiche Enterprise-Architekturen gehören in die Fach- oder Intensivseminare.

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die Teilnehmer eine kleine oder überschaubare bitfarm-Archiv-Umgebung sicher benutzen, fachlich strukturieren und im Tagesbetrieb betreuen. Sie beherrschen Recherche und Dokumentbearbeitung, konfigurieren grundlegende Archive, Felder, Benutzer und Rechte, organisieren Erfassung und Aufgaben und kennen die Mindestanforderungen an Sicherung, Update und Support.

Zielgruppe

Angesprochen sind kleine DMS-Teams, neue Key User, Administratoren in kleineren Umgebungen und Projektgruppen, die schnell eine gemeinsame Arbeitsgrundlage benötigen.

Lernziele

• Dokumente sicher suchen, anzeigen, bearbeiten, verknüpfen und auf Wiedervorlage geben.
• Papier- und Digitaldokumente mit grundlegender OCR- und Qualitätskontrolle erfassen.
• Eine übersichtliche Archivstruktur mit sinnvollen Metadaten anlegen.
• Benutzer, Gruppen und Standardberechtigungen nachvollziehbar konfigurieren.
• Einfache Aufbewahrungs- und Workflowanforderungen fachlich und technisch vorbereiten.
• Backup, Update, Wartung und Support mit klaren Verantwortlichkeiten organisieren.

Seminarinhalte

Anwendung und Recherche

Oberfläche, Archivbaum, Suche, Trefferliste, Vorschau, Dokumenteigenschaften, Historie, Annotationen, Verknüpfungen, Arbeitsplatz und Wiedervorlage werden praktisch eingesetzt. Typische Such- und Bedienfehler werden direkt korrigiert.

Erfassung und Datenqualität

Die Teilnehmer importieren Dateien und Scans, prüfen Seitenfolge, Lesbarkeit, OCR, Volltext, Titel und Zusatzfelder. E-Rechnungen werden als Original, Vorschau und strukturierte Daten eingeordnet. Ein einfacher Qualitätsprozess mit Eingangskontrolle und Fehlerweg wird festgelegt.

Grundlegende Administration

Lagerorte, Archive, Zusatzfelder, Statusfelder, Benutzer und Gruppen werden in einer überschaubaren Beispielstruktur angelegt. Rechte werden gruppenbasiert vergeben und mit Testkonten geprüft. Historie und Administratorprotokoll dienen als Kontrollwerkzeuge.

DLM und Workflow

Aufbewahrung und Löschung werden fachlich vorbereitet und nur kontrolliert in einer Testumgebung abgebildet. Wiedervorlagen, Fristen, Alarm, Bearbeiter und einfache mehrstufige Abläufe werden als Standardprozess umgesetzt.

Betriebsgrundlagen

Die Teilnehmer erstellen ein Sicherungsinventar, definieren einen Restore-Test, planen ein Wartungsfenster und lernen eine einfache Störungsklassifikation für Client, Server, OCR, Import und Berechtigung.

Praxisübung

In einem zusammenhängenden Szenario wird eine kleine Einkaufsablage aufgebaut. Dokumente werden erfasst, verschlagwortet, recherchiert, verknüpft, geprüft und weitergeleitet. Anschließend konfigurieren die Teilnehmer Rollen und Rechte und dokumentieren Sicherung sowie Supportweg.

Voraussetzungen

Sichere Windows-Kenntnisse sind erforderlich. Für die administrativen Übungen wird ein Testzugang mit entsprechenden Rechten benötigt. Produktive Änderungen sind nicht Bestandteil des Seminars.

Abgrenzung

Das Kompaktseminar bietet einen belastbaren Einstieg für Standardumgebungen. Wer bitfarm-Archiv umfassend administriert, automatisiert, integriert oder in größeren Enterprise-Strukturen betreibt, benötigt die entsprechenden Fach- oder Intensivseminare.