Seminar bitfarm-Archiv Intensivseminar Administration, Betrieb und Automatisierung

Dieses Intensivseminar ist der technische Komplettkurs für Administratoren und Systembetreuer. Es bündelt die Inhalte der Konzeptions-, Installations-, Administrations-, Compliance-, WFD-, Integrations-, Enterprise- und Betriebsseminare in einer durchgängigen Laborumgebung. Die Breite ist hoch; wer einzelne Bereiche bis in Spezialfälle vertiefen muss, ergänzt anschließend das jeweilige Fachseminar.

Zielsetzung

Die Teilnehmer bauen eine neue bitfarm-Archiv-Umgebung von der Anforderung bis zum dokumentierten Betrieb auf. Sie installieren Server und Client, modellieren Archive und Metadaten, konfigurieren Benutzer und Rechte, richten Lebenszyklusregeln ein, automatisieren Erfassung und Workflow mit WFD, planen Integrationen und erstellen ein Betriebsverfahren für Backup, Update, Migration, Wartung und Störungsanalyse.

Zielgruppe

Der Kurs richtet sich an Administratoren, Systembetreuer, technische DMS-Verantwortliche und Implementierungspartner, die in kurzer Zeit einen vollständigen technischen Überblick mit belastbarer Praxis benötigen. Für reine Anwender ist das viertägige Anwender- und Prozessintensivseminar vorgesehen.

Lernziele

• Eine bitfarm-Archiv Zielarchitektur aus Anforderungen, Edition, Benutzerzahl, Dokumentmenge und Standortstruktur ableiten.
• Server- und Clientkomponenten kontrolliert installieren, verbinden und funktional testen.
• Archivbaum, Metadaten, Benutzer, Gruppen, Rechte, Historie, Grid und DLM administrieren.
• WFD-Regeln für Klassifikation, Verschlagwortung, Titel, Status und mehrstufige Workflows erstellen und prüfen.
• Standardimportwege, ERP- und Datenübergaben sowie Enterprise-Komponenten in eine Gesamtarchitektur integrieren.
• Backup, Restore, Update, Migration, Monitoring, Wartung und Troubleshooting als dokumentierten Betrieb organisieren.

Thematische Schwerpunkte

Konzeption und Architektur

Zu Beginn werden Zielbild, Dokumentarten, Datenmengen, Eingangskanäle, Rollen, Schutzbedarf, Aufbewahrung, Workflows, Integrationen und Betriebsanforderungen erfasst. GPL- und Enterprise-Edition, Windows-Client, Web- und Mobilzugriff, Speicher, OCR, Standortvernetzung und Skalierung werden in einer Zielarchitektur zusammengeführt.

Installation und Inbetriebnahme

Servervoraussetzungen, Datenbank, Dokumentablage, Dienste, OCR, E-Rechnungsdarstellung und Basissicherung werden eingerichtet. Anschließend folgen Clientinstallation, Verbindung, Druck- und Office-Komponenten sowie ein technischer Ende-zu-Ende-Test vom Import bis zur Suche und Vorschau.

Administration, Rechte und Lebenszyklus

Die Teilnehmer modellieren Lagerorte, Archive, Zusatzfelder, Statusfelder, Grid, Import- und Suchvorlagen. Benutzer, Gruppen und Funktionsrechte werden aus einem Rollenmodell abgeleitet und mit Testkonten geprüft. Historie, Administratorprotokoll, Wiedervorlagenkontrolle und DLM werden in ein kontrolliertes Änderungs- und Betriebskonzept eingebunden.

WFD und Prozessautomatisierung

WFD-Aufbau, Auswertungsreihenfolge, Benennung, reguläre Ausdrücke, Feldzuordnung, Titel, Status, Archivsteuerung und Fehlerdiagnose werden praktisch bearbeitet. Darauf aufbauend entsteht ein mehrstufiger Workflow mit Bedingungen, Fristen, Alarm, Bearbeiter, Gruppen, Controller, Folge- und Rückfallschritten.

Integration und Enterprise-Funktionen

Scanner, Office, E-Mail, Archivdrucker, überwachte Ordner, Begleitdaten, ERP-Übergaben, Export und programmatische Aufrufe werden zu robusten Datenflüssen verbunden. Je nach Labor stehen Web, Mobile, Versionierung, Active Directory, Barcode, Plugins und standortbezogene Funktionen zur Verfügung.

Betrieb, Update und Störungsanalyse

Aus Sicherungsinventar, Restore-Test, Wartungsplan, Monitoring und Supportwegen entsteht ein Betriebsmanual. Updates und Migrationen werden mit Vorprüfung, Wartungsfenster, Funktionsabnahme und Rückfallentscheidung geplant. Server-, Client-, OCR-, Import-, Datenbank- und Netzwerkstörungen werden anhand strukturierter Tickets diagnostiziert.

Praxisprojekt

Das Laborprojekt bildet einen vollständigen Rechnungseingang ab. Dokumente werden über mehrere Eingangskanäle erfasst, per OCR oder strukturierten Daten verschlagwortet, einem Archiv und Rollenmodell zugeordnet, in einen mehrstufigen Prüf- und Freigabeprozess überführt, exportiert und über Historie kontrolliert. Abschließend werden Sicherung, Restore-Test, Wartung und Störungsfall dokumentiert.

Voraussetzungen

Erforderlich sind sehr gute Windows- und Netzwerkkenntnisse, Grundverständnis für Datenbanken und praktische DMS-Anwenderkenntnisse. Für den vollen Praxisanteil wird eine isolierte Laborumgebung mit administrativen Rechten benötigt. Eine Enterprise-Lizenz ist nur für die entsprechenden Zusatzübungen erforderlich.

Einordnung gegenüber den Fachseminaren

Der Kurs deckt die technischen Module in verdichteter Form ab und ist auf Gesamtverständnis sowie Inbetriebnahmefähigkeit ausgerichtet. Tiefe Spezialkonfigurationen, umfangreiche Individualschnittstellen oder komplexe WFD-Regelwerke werden im jeweiligen Fachseminar mit mehr Übungszeit behandelt.