Seminar bitfarm-Archiv Anwendergrundlagen – Sicher arbeiten im DMS

Das Seminar führt neue Anwender in die tägliche Arbeit mit bitfarm-Archiv ein. Die Teilnehmer lernen eine klare Arbeitsroutine: anmelden, Oberfläche einordnen, Dokumente gezielt suchen, Treffer prüfen, Inhalte anzeigen, zulässige Bearbeitungsfunktionen verwenden und Aufgaben nachvollziehbar weitergeben. Übungen orientieren sich an typischen Vorgängen aus Einkauf, Verwaltung und Vertrieb.

Zielsetzung

Die Teilnehmer sollen bitfarm-Archiv nach dem Seminar sicher und ohne unnötige Umwege bedienen können. Sie verstehen, welche Informationen im Archivbaum, in den Suchfeldern, in der Trefferliste, in der Vorschau und in den Dokumenteigenschaften stehen. Gleichzeitig lernen sie die Grenzen ihrer Berechtigungen und den Unterschied zwischen lokalem Arbeiten, Bearbeiten im DMS und revisionsorientierter Ablage kennen.

Zielgruppe

Das Seminar richtet sich an neue Anwender, Sachbearbeiter, Fachabteilungen und Mitarbeitende, die Dokumente recherchieren, prüfen, ergänzen, weiterleiten oder für andere Prozesse bereitstellen. Es eignet sich außerdem als verbindliche Basisschulung vor Key-User- oder Administrationsseminaren.

Lernziele

• Anmeldung, Passwortwechsel und persönliche Oberflächeneinstellungen sicher verwenden.
• Archivbaum, Suchbereich, Trefferliste, Vorschau, Dokumenteigenschaften und Statusanzeigen unterscheiden.
• Standard-, Volltext-, Feld-, Status- und kombinierte Suchen passend zur Aufgabe einsetzen.
• Dokumente anzeigen, zoomen, lokal speichern, drucken oder im zulässigen Rahmen versenden.
• Annotationen, Notizen, Kommentare, Verknüpfungen, Arbeitsplatz und Wiedervorlagen zweckmäßig nutzen.
• Berechtigungs- und Bearbeitungshinweise richtig deuten und typische Fehlbedienungen vermeiden.

Seminarinhalte

Orientierung in der Anwendung

Behandelt werden Menü, Archivbaum, Navigationsbereiche, Suchmaske, Trefferliste, Miniaturansicht, Vorschau, Dokumenteigenschaften, Statusknöpfe und Informationsanzeigen. Die Teilnehmer passen die Oberfläche an, ohne für den Support wichtige Elemente auszublenden.

Dokumente finden und beurteilen

Anhand mehrerer Suchaufgaben werden Volltext, Zusatzfelder, Status, Zeitangaben und kombinierte Kriterien eingesetzt. Die Trefferliste wird sortiert, gefiltert und gruppiert. Fundstellen, Dokumenteigenschaften und Historie helfen dabei, die richtige Version und den richtigen Vorgang zu erkennen.

Dokumente verwenden und organisieren

Die Teilnehmer arbeiten mit Vorschau, Miniaturen, Zoom, lokalen Speicherfunktionen, Drucken, Versand, Annotationen, Notizen, Kommentaren und Verknüpfungen. Arbeitsplatz, Merkliste, Lesezeichen und Wiedervorlage werden als unterschiedliche Werkzeuge für persönliche Organisation und Zusammenarbeit eingeordnet.

Praxisübungen

Jeder Teilnehmer bearbeitet einen vollständigen Vorgang: Rechnung finden, Metadaten prüfen, eine öffentliche oder private Notiz anbringen, das Dokument mit einem zugehörigen Auftrag verknüpfen, eine Wiedervorlage anlegen und die Bearbeitung über Historie und Aufgabenliste kontrollieren.

Voraussetzungen

Benötigt werden lediglich sichere Grundkenntnisse in Windows. Die Übungen setzen einen eingerichteten Benutzer mit passenden Schulungsrechten voraus.

Hinweise zu Edition und Berechtigung

Die grundlegende Bedienung ist in GPL- und Enterprise-Edition vergleichbar. Einzelne Funktionen können editions- oder berechtigungsabhängig sein. Im Seminar wird deshalb stets zwischen nicht vorhandener Funktion und fehlender Berechtigung unterschieden.