Seminar d.velop documents Berechtigungen, Rollen und Compliance

Berechtigungen in einem DMS müssen fachliche Zuständigkeit, Vertraulichkeit und administrierbare Regeln verbinden. Das Seminar entwickelt aus realen Schutzbedarfen ein prüfbares Rollen- und Zugriffskonzept. Zwei Tage sind notwendig, um Konzeption, technische Umsetzung, Negativtests, Sonderfälle und dokumentierte Freigabe gemeinsam abzubilden.

Inhaltsübersicht

• Anforderungen und Rollenmodell
• Technische Umsetzung
• Sonderfälle und Compliance
• Test und Governance

Lernziele

• Schutzbedarf, Rollen und Zugriffsmuster methodisch erfassen.
• Berechtigungsobjekte und Vererbungen korrekt einsetzen.
• Minimalprinzip, Funktionstrennung und Ausnahmen umsetzen.
• Berechtigungen mit positiven und negativen Testfällen nachweisen.
• Änderung, Rezertifizierung und Dokumentation organisatorisch verankern.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS-Administratoren, Informationssicherheitsbeauftragte, Datenschutzkoordination, Fachverantwortliche, interne Revision und Consultants. Voraussetzungen: Grundkenntnisse in der Administration von d.velop documents oder d.3 sowie Verständnis der eigenen Organisations- und Berechtigungsstrukturen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Anforderungen und Rollenmodell

1. Dokumentarten, Akten, Prozesse und Schutzbedarf erfassen.
2. Fachrollen, Systemrollen und administrative Rollen trennen.
3. Zugriffsarten Lesen, Schreiben, Ändern, Löschen und Verknüpfen definieren.
4. Rollenmatrix mit Verantwortlichen und Genehmigern erstellen.

2. Technische Umsetzung

1. Benutzer, Gruppen und Verzeichnisdienstzuordnungen strukturieren.
2. Berechtigungsprofile, Dokumentklassen und Restriktionen konfigurieren.
3. Eigenschaftsabhängige Zugriffe und organisatorische Bereiche abbilden.
4. Vererbungen, Überschreibungen und konkurrierende Regeln untersuchen.

3. Sonderfälle und Compliance

1. Vertretung, Projektzugriff, externe Beteiligte und zeitliche Rechte behandeln.
2. Personal-, Vertrags- und vertrauliche Akten voneinander abgrenzen.
3. Funktionstrennung und administrative Notfallzugriffe festlegen.
4. Protokollierung, Nachweis und Datenschutzanforderungen berücksichtigen.

4. Test und Governance

1. Testkonten und repräsentative Dokumente vorbereiten.
2. Positive und negative Zugriffsprüfungen vollständig durchführen.
3. Abweichungen beheben und Freigabe protokollieren.
4. Regelmäßige Rezertifizierung und Änderungsprozess definieren.

Praxisübungen

• Rollenmatrix für eine digitale Personalakte.
• Technische Umsetzung mit Gruppen und Dokumentklassen.
• Negativtest für unberechtigten Zugriff.
• Rezertifizierungs- und Ausnahmeverfahren.